Asiakas- ja potilastietojärjestelmien tilanne hyvinvointialueilla on kehittymässä yhtenäisemmäksi. Useilla hyvinvointialueilla on vuoden 2023 alun haastavasta tilanteesta päästy vähentämään tietojärjestelmien lukumäärää merkittävästi. Nyt näyttää, että viimeistään vuoden 2026 aikana suurin osa hyvinvointialueista saa läpivietyä tietojärjestelmien alueellisen yhtenäistämisen. Samaan aikaan on myös vahvaa panostusta digitaalisten sote-palvelujen kehittämiseen. Näin tuetaan hyvinvointialueen laajuisten toimintamallien kehittämistä ja sote-palvelujen saatavuutta.
Lähtökohdat vuoden 2023 alussa
Hyvinvointialueiden toiminta käynnistyi vuoden 2023 alussa hyvin hajanaisessa tilanteessa toiminnan kannalta keskeisten asiakas- ja potilastietojärjestelmien osalta. Hajanaisuus johtui siitä, että hyvinvointialueiden käyttöön tuli lukuisia kuntakohtaisesti käytössä olleita järjestelmiä. Tämän seurauksena hyvinvointialueen laajuisten toimintamallien kehittäminen sekä ammattilaisten ja asiakkaiden liikkuvuuden mahdollistaminen nähtiin haastavaksi. Toimenpiteet alueellisten asiakas- ja potilastietojärjestelmien käyttöön saattamiseksi nähtiin strategisen tason kärkihankkeiksi hyvinvointialueilla. Tilanne tunnistettiin myös kansallisesti tarvittavien investointien sekä alueiden välisen yhtenäisyyden tavoittelun kannalta erittäin merkittäväksi kehittämiskokonaisuudeksi. Tilanteen kehittymistä on seurattu tiiviisti UNA-yhteistyön puitteissa.
Tietojärjestelmien alueellinen yhtenäistäminen
Useilla hyvinvointialueilla on ollut viimeisen reilun vuoden ajan käynnissä laaja muutos asiakas- ja potilastietojärjestelmien yhtenäistämiseksi. Turhia päällekkäisyyksiä, monimutkaisuutta ja hajanaisuutta on alettu karsia ja yhtenäistää asiakas- ja potilastietojärjestelmiä. Osalla alueista tätä oli jo edistetty kuntayhtymäpohjaisesti, mutta vasta hyvinvointialueiden myötä tälle löytyi laajempi intressi ja välttämättömyys.
Alueellinen yhtenäistäminen on edellyttänyt kilpailutuksia, koska aiemmin käytössä olleiden järjestelmien sopimusten laajentaminen ei ole ollut mahdollista. Hankintoja toteutettu eri tavoin; in-house –yhtiöiden toimesta, alueiden yhteishankintoina tai yksittäisinä hankintoina. Nämä ovat edenneet hyvin ilman markkinaoikeusvalituksia tai muita viivästyksiä.
Näyttää sille, että viimeistään vuonna 2026 suurin osa hyvinvointialueista saavuttaa pääosin yhtenäisen tilanteen, jossa yksi tietojärjestelmä toimii terveydenhuollon ja toinen sosiaalihuollon alueellisena ratkaisuna. Muutamalla hyvinvointialueella on käytössä yksi, saman tietojärjestelmätoimittajan toimittama asiakas- ja potilastietojärjestelmä, joka kattaa sekä sosiaali- ja terveydenhuollon. On syytä huomata, että yksi yhtenäinen asiakas- ja potilastietojärjestelmä ei ainoa keino toteuttaa toiminnallisesti ja tiedonhallinnallisesti integroitua hyvinvointialuetta. Nykyinen lainsäädäntökin edellyttää hyvinvointialueita edelleen ylläpitämään erillisiä terveydenhuollon potilasrekisteriä sekä sosiaalihuollon asiakasrekisteriä.
Terveydenhuollon potilastietojärjestelmien tilanne ja sen kehitys
Terveydenhuollossa käytettävien potilastietojärjestelmien osalta on nähtävillä melko merkittäväkin muutos hyvinvointialueiden kehitystoimien seurauksena. Erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon järjestelmät yhtenäistyvät yhdeksi terveydenhuollon alueelliseksi tietojärjestelmäksi. Ennen hyvinvointialueiden toiminnan käynnistämistä tilanne oli pääsääntöisesti se, että erikoissairaanhoidossa oli käytössä sairaanhoitopiirin ylläpitämä alueellinen potilastietojärjestelmä ja perusterveydenhuollossa useita eri potilastietojärjestelmiä.
Muutoksen seurauksena hyvinvointialueilla mahdollistuu terveydenhuollon palveluiden integroitu tuottaminen ja ammattilaisten sekä potilaiden liikkuvuus tietojärjestelmien tukemana.
Terveydenhuollon osalta ollaan tällä hetkellä tilanteessa, jossa kehittämistä ja muutoksia tapahtuu todella paljon ympäri Suomen. Kolmella hyvinvointialueella on vielä hankintaprosessi käynnissä ja usealla, noin kahdeksalla, hyvinvointialueella on alueellisen potilastietojärjestelmän käyttöönotto tai yhtenäistämisprosessi parhaillaan käynnissä.
Terveydenhuollon potilastietojärjestelmien osalta poikkeuksena on Uudenmaan alue, jossa erikoissairaanhoidosta vastaa hyvinvointialueiden sijaan HUS-yhtymä, jossa käytetään Apottia, mutta hyvinvointialueet ratkaisevat erikseen oman perusterveydenhuollon palveluiden tuottamiseen käytettävän potilastietojärjestelmänsä.
Sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmien tilanne ja sen kehitys
Sosiaalihuollossa käytettävien asiakastietojärjestelmien osalta tilanne on ollut ehkä vielä isommassa muutoksessa kuin terveydenhuollon puolella. Tilanteeseen on vaikuttanut alueellisen yhtenäisyyden tavoittelun ohella lakisääteinen velvoite sosiaalihuollon asiakastietovarantoon liittymisestä, jota hyvinvointialueita edeltävät organisaatiot eivät monissa tapauksissa pystyneet täyttämään.
Vuosien 2022–2024 aikana useimmat hyvinvointialueet ovat toteuttaneet sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän kilpailutuksen, joiden pohjalta edetään alueellisessa toiminnan ja järjestelmien yhtenäistämisessä.
Tämän seurauksena myös sosiaalihuollossa ollaan tällä hetkellä tilanteessa, jossa kehittämistä ja muutoksia tapahtuu todella paljon ympäri Suomen. Neljällä hyvinvointialueella on vielä hankintaprosessi käynnissä ja usealla, noin kymmenellä, hyvinvointialueella on alueellisen asiakastietojärjestelmä käyttöönotto tai yhtenäistämisprosessi parhaillaan käynnissä. Käyttöönotot ja yhtenäistämiset etenevät vaiheittain eri sosiaalihuollon palveluiden osalta. Järjestelmät tulevat hyvinvointialueiden työntekijöiden käyttöön lisäksi hyvinvointialueen lukuun toimivien yksityisten palvelunantajien työntekijöille.
Samassa yhteydessä tehdään myös asiakastietojärjestelmän liittäminen Kanta-palveluihin, jolloin sosiaalihuollon asiakas- ja palvelutiedot tallentuvat rakenteisena Kantaan ja tiedot alkavat näkyä asiakkaille OmaKannassa.
Digipalveluiden kehittämisen tilanne
Digitaalisten sote-palvelujen tuottaminen on noussut asiakas- ja potilastietojärjestelmien kehittämisen rinnalla selkeäksi painopisteeksi. Hyvinvointialueilla kehitetään jatkuvasti uusia kyvykkyyksiä palvella asiakkaita digitaalisesti. Näitä ovat esimerkiksi chat- ja videovastaanotot (digiklinikka), oire- ja palveluarviot, terveys- ja hyvinvointitarkastukset sekä potilaan digihoitopolut. Useat hyvinvointialueet yhtenäistävät alueensa kansalaisille tarjottavia digitaalisia palveluita alueellista digialustan avulla.
Digialustoja toteutetaan tällä hetkellä joko omana hankintanaan tai osana laajempaa digitaalisen sote-palvelutuotannon kokonaisuutta. On kuitenkin tärkeää huomioida, että yksittäinen digialusta ei välttämättä sisällä kaikkia hyvinvointialueen tarvitsemia digipalveluita. Myös eri digialustojen laajuus ja hankittujen digipalveluiden kattavuus poikkeavat toisistaan eri hyvinvointialueilla.
Vuoden 2023 jälkeen seitsemän hyvinvointialuetta on toteuttanut digialustan hankinnan. Lisäksi digialustojen hankintoja on tällä hetkellä käynnissä viidellä eri hyvinvointialueella ja ainakin kolme hyvinvointialuetta valmistelee hankinnan käynnistämistä.
Yhteenveto
Hyvinvointialueet ovat toteuttaneet tiiviillä aikataululla ja resursseilla onnistuneita hankintoja hyvinvointialueiden välisessä yhteistyössä tai in-house -yhtiöiden tukemana. Käynnissä olevan muutoksen seurauksena päädytään tilanteeseen, jossa käytössä on muutama kymmenen asiakas- ja potilastietojärjestelmää, kun lähtötilanteessa erillisiä järjestelmiä oli useita kymmeniä, jopa satoja. Hyvinvointialueen tietojärjestelmäkokonaisuus on toki laajempi ja paljon kehitystä tapahtuu ja tarvitaan vielä myös näiden perusjärjestelmien ympärillä.
Parhaillaan toteuttavan asiakas- ja potilastietojärjestelmien yhtenäistämisen myötä vuosikustannukset on useilla alueilla laskettu olevan alemmat kuin aiemmin pirstaleisen tietojärjestelmäympäristön. Myös kehittämiskustannusten näkökulmasta tämä muutos on varmasti positiivinen.
Tietojärjestelmien yhtenäistämistoimet on pyritty tekemään mahdollisimman vähäisin muutoksin, nopeasti ja vähäriskisesti Suomessa jo tuotantokäytössä toimiviksi todetuilla ratkaisuilla, eikä laajempiin tietojärjestelmien kehityshankkeisiin ei ole haluttu lähteä. Asiakas- ja potilastietojärjestelmät ovat keskeisiä työvälineitä jokapäiväisessä asiakastyössä, mutta hyvinvointialueen uudet toimintamallit ovat vasta monilta osin muotoutumassa. Myöskään muutosvalmius ei ole ollut otollinen, koska hyvinvointialueiden henkilöstö on kuormittunut koronakriisin jäljiltä ja hyvinvointialueiden käynnistämisen sekä tehostamis- ja säästötoimien vuoksi.
Nyt onkin tärkeää huomioida järjestelmäkokonaisuuden käytön aikainen kehittäminen riittävällä kehitysinvestointivaraumalla ja resursoinnilla. Myös kehittämisyhteistyö samassa tilanteessa olevien hyvinvointialueiden kanssa mahdollistaa pidemmän aikajänteen synergia- ja kustannushyötyjä. Myös yhteistyöalueiden rooli tässä tullee tarkasteltavaksi.
