Tietojärjestelmien ja käytännön yhteys
Viime vuosien aikana yhteiskunnallista keskustelua ovat ryydittäneet useat tietojärjestelmien laatua koskevat skandaalit. Eivätkä mitkään pikkuongelmat, vaan miljoonaluokan mokat. Käyttöönotto on mennyt pahan kerran pieleen useissa organisaatioissa, esimerkiksi sairaalassa, kunnallisbyrokratiassa, vankeinhoidossa. Mieleeni nousee Turun yliopistossa toimineen Laboris-tutkimusryhmän kokemukset vuosituhannen vaihteen yli (1999–2002) suoritetussa Primus-yhteistyöhankkeessa silloin uuden tyyppisen potilastietojärjestelmän käyttöön ottamiseksi. En ole voinut perehtyä kaikkiin ongelmallisiin tietojärjestelmiin, enkä voi väittää tuntevani juurisyitä niissä koettuihin vaikeuksiin. Tuntuu kuitenkin tarpeelliselta palauttaa mieleen nuo vanhat kokemukset. Päätöksentekijät voivat sitten omalta osaltaan kertoa, miten ovat kiinnittäneet huomiota näihin näkökohtiin omien järjestelmiensä hankintaprosesseissa.
Laajan potilastietojärjestelmän hankinta oli keskeinen osa Primus-hanketta. Siinä nousi esiin työn tekemisen ensisijainen merkitys tietojärjestelmän käyttöä määrittävänä tekijänä. Tämän tuoreen näkökulman syntyä siivitti dramaattinen kohtaus. Ohjelmistotoimittaja (ICL) oli asentanut järjestelmän testiympäristöön ja oli juuri aloittamassa käyttäjien koulutusta. Avausluennolla oli sekä lääkäreitä että hoitajia. Ensimmäisellä tauolla lääkärit ilmoittivat kieltäytyvänsä koetun kaltaisesta koulutuksesta. Vikana oli, että ICL:n edustaja esitteli järjestelmän toimintoja ja niiden operointia, mutta ei pystynyt rakentamaan yhteyttä järjestelmän ja hoitotyön välille.
Koulutus ja uudet toimintatavat onnistumisen turvaajana
Koulutus organisoitiin nopeasti uudelleen. Kouluttajiksi rekrytoitiin alueen vastuukäyttäjiä, jotka tunsivat organisaation työtehtävät. Koulutuksessa korostettiiin käytännönläheisyyttä: pyrittiin opettamaan toimintaa pikemmin kuin pelkkää järjestelmän käyttöä. Muistan yhden koulutustilaisuuden, jonka vetäjä ensin kertasi, miten tietyt asiat on tehty aikaisemmin. Sitten hän havainnollisti, miten ne samat tehtävät on tarkoitus tehdä nyt uuden järjestelmän avulla. Tämän jälkeen osallistujilla oli tilaisuus kokeilla mikroluokan työasemalla uutta toimintatapaa ja kysyä tarvittaessa neuvoa.
Uuden koulutuksen järjestäminen työtehtävien mukaan osoittautui nopeasti todella merkittäväksi valinnaksi. Se asemoi tietojärjestelmän roolin kokonaan uudella tavalla. Olennaista oli varsinaisen työn (tässä nimenomaan hoitotyön) tekeminen. Käyttäjä tekee tätä työtä ja osana omaa työtään hän tarvitsee tietoa ja tuottaa sitä. Osan näistä tietotehtävistään hän tekee tietojärjestelmän avulla. Tietokone on siis väline. Sen käyttäminen ei määritä hänen työtään. Järjestelmä ei ole liukuhihna, jossa hänen odotetaan vastaavan hihnan esittämiin triggereihin. Hänen tehtävänsä ei ole palvella järjestelmää, vaan järjestelmä palvelee häntä.
Käyttäjä tekee tätä työtä ja osana omaa työtään hän tarvitsee tietoa ja tuottaa sitä. Osan näistä tietotehtävistään hän tekee tietojärjestelmän avulla. Hänen tehtävänsä ei ole palvella järjestelmää, vaan järjestelmä palvelee häntä.
Muistan yhden toimintaketjun, jota Primus-hankkeessa käytettiin jäsentämään ennen/jälkeen muutosta. Se myötäilee potilaan polkua; tämä polku tarjoaa hyvän ohjenuoran myös järjestelmätuen rakenteistamiseen. Ketju oli seuraava:. Käyttäjä tekee tätä työtä ja osana omaa työtään hän tarvitsee tietoa ja tuottaa sitä. Osan näistä tietotehtävistään hän tekee tietojärjestelmän avulla. Tietokone on siis väline. Sen käyttäminen ei määritä hänen työtään.
- Ajanvaraus
- Ilmoittautuminen
- Vastaanotto
- Aloitus
- Hoito ja neuvonta
- Jatkotoimenpiteet
- Dokumentointi ja tilastointi
- Seuranta
Tämän rungon avulla jäsentyy potilaan hoitoketju jäntevästi niin että järjestelmätoiminnot niveltyvät itse työhön erottamattomasti. Sapluuna toimii parhaiten, kun on jo tiedossa diagnoosi, siis vaiva, jota hoidetaan. Usein joudutaan kuitenkin tekemään tutkimuksia taudin luonteen selvittämiseksi, jolloin rakenteessa tulisi ainakin ensimmäisellä kierroksella puhua hoidon sijaan tutkimuksista.
Kun nyt käyttäjän tekemät tietojärjestelmällä tehtävät toimenpiteet nähdään osana hänen työtehtäviään, voidaan hänen odottaa hallitsevan työnsä. Jos koulutuksessa ensin käytäisiin lävitse aikaisempi käytäntö ja mahdollisesti muuttunut käytäntö työn tekemisen, esimerkiksi palkanlaskennan termein, olisi ammattitaitoisen palkanlaskijan helppo havaita, jos tehtävän suoritus on menossa harhateille. Hän tietää, mitä tosimaailman tehtäviä hän työssään tekee ja mitkä osat hän tekee tietokoneen avulla. Mielenkiintoinen kysymys on nyt, onko siellä järjestelmässä sellaisia osioita, jotka eivät ole kenenkään työntekijän vastuulla. Edellä esitetty työlähtöinen tulkinta kehottaa miettimään, mahdetaanko niitä ollenkaan tarvitakaan? Tai jos siellä on tällaista “kuollutta painoa”, niin voisiko sillä olla jotain tekemistä alussa mainittujen isojen ongelmien kanssa?
