Lapin sairaanhoitopiirissä toteutettiin syksyllä 2021 tiiviissä aikataulussa Lomake UNA -ratkaisun käyttöönotto Pegasos-potilastietojärjestelmään.
Lapin sairaanhoitopiiri antoi Lomake UNA –käyttöönoton koordinointivastuun Sote-rakenneuudistus Lapissa –hankkeelle.
Ensimmäinen kontakti Lapin alueelta UNA Oy:hyn oli 9.4.2021, ja ensimmäinen palaveri pidettiin 21.4.2021. Alueen kunnille järjestettiin demotilaisuus kesäkuun alussa. Sopimukset Lapin sairaanhoitopiirin ja kuntien välillä lomakesovelluksen käytöstä tehtiin kesä-heinäkuun aikana. CGI tuli mukaan projektiin kesäkuussa 2021.
Tarvittavat tietoliikenneavaukset ja Pegasos-integraatiot tehtiin syyskuun aikana. Tekniset testaukset kaikissa organisaatioissa toteutettiin loka-marraskuussa.
Lomake UNA -ratkaisun tuotantokäyttöön siirryttiin 16.11.2021, poislukien Kolarin kunta, jossa tuotantokäyttö alkaa alkuvuodesta 2022. Ongelmana Kolarissa olivat Citrix-ympäristön ongelmat ja sen muita kuntia suurempi käyttö.
Alueiden yhteistyöstä lisäresurssia käyttöönottoon
”Yhtenä Lapin käyttöönottoprojektin haasteena oli Lapin pienten kuntien resurssien rajallisuus. Esimerkiksi pääkäyttäjillä on yleensä monta rautaa tulessa, ja he saattavat toimia tehtävässään päätehtävänsä ohella”, kertoo hankkeessa suunnittelijana toiminut Ilkka Virtanen käyttöönotosta.
Lomake UNA -käyttöönotto saatiin kuitenkin toteutettua ripeästi. Miten rajallisilla resursseilla tehtävä käyttöönottoprojekti saadaan toteutettua sujuvasti?
”Yhteistyö on voimaa. Lomake UNA-käyttöönotossa tehtiin yhteistyötä Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin hanketoimiston kanssa. Sieltä saatiin koulutusta asiantuntijalääkäri Tiina Rantamolta sekä koulutusmateriaalia käyttöön.
Myös Sami Haapamäki Pohjois-Savosta ja Istekin Jaana Heliö jakoivat osaamistaan käyttöönottoprojektissa.
Toinen asia on hyvin mietityt toimintamallit:
”Kehotan käyttöönottavia organisaatioita miettimään toimintamalleja: miten järjestelmää päivittäisessä työssä käytetään. Toimintamalli täytyy suunnitella kentällä, tietojärjestelmän on jo joku suunnitellut. Käyttöönottavien organisaatioiden sitouttaminen projektiin on keskeistä. Muuten ratkaisun käyttäjille voi tulla olo, että nuo tuolta käskivät käyttää tällaista, sen sijaan, että me otamme tämän yhdessä sovitusti käyttöön.”
Ilkka Virtanen kannustaa kaikkia hoitotyötä tekeviä ottamaan uudet ratkaisut, kuten Lomake UNAn, avoimin mielin käyttöön. Muutamia viikkoja voi mennä uuden opettelussa, sen jälkeen työ sujuvoituu pysyvästi.
