Henkilötietosi tallennetaan työnhakijana rekrytointirekisteriimme ja työntekijänä henkilöstörekisteriimme.
Tällä sivulla kerromme tarkemmin:
1. Miksi ja mihin tarkoitukseen minusta kerätään tietoja?
Kun haet meiltä työpaikkaa tai tulet meille työntekijäksi, keräämme sinusta sellaisia tietoja, jotka ovat välttämättömiä rekrytointiprosessin tai työsuhteen sekä työnantajan lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi. Pääsääntöisesti annat nämä tiedot meille itse itsestäsi, mutta myös esimies tai muu UNA:n henkilöstöön kuuluva voi tallentaa sinua koskevia tietoja työsuhteesi aikana.
Tietojen käsittely perustuu työehtosopimuksiin sekä työntekijää koskeviin lakeihin ja asetuksiin, kuten:
2. Mitä tietoja minusta kerätään?
Rekrytointiprosessin yhteydessä ja työsuhteen aikana keräämme sinusta ainoastaan välttämättömät ja tarvittavat tiedot.
Rekrytoinnin yhteydessä sinusta kerätään haettavan työtehtävän mukaan seuraavia tietoja: nimi, syntymäaika, osoite, asuinkunta, puhelinnumero, sähköpostiosoite, äidinkieli, kielitaito, tutkinnot, lisä- ja täydennyskoulutus, työkokemus sekä muut tiedot, jotka haluat itse meille työhakemuksen yhteydessä itsestäsi antaa.
Tullessasi työntekijäksi UNA Oy:lle kerätään sinusta seuraavia tietoja: nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, pankkitilinumero, verotustiedot (verokortti) ja mahdolliset kokemuslisätiedot.
Työsuhteesi aikana tallennamme sinusta työsuhteeseen liittyviä tietoja kuten työsuhteen kesto, tehtävänimike, palkkaustiedot, työaikamuoto ja työntekopaikka. Lisäksi keräämme työsuhteen aikana työsuhteen hoitamiseen liittyviä tietoja kuten poissaolotiedot työstä (sairauslomat, perhevapaat, vuosilomat, muut vapaat), täydennyskoulutustietoja, osaamis- ja lupatietoja sekä työhyvinvoinnin prosesseihin liittyviä tietoja.
3. Kauanko henkilötietojani säilytetään?
Säilytämme henkilötietojasi lain velvoittaman ajan. UNA Oy:ssä säilytysajat ovat määritelty tarkemmin UNA Oy:n toimintaohjeissa.
4. Millaisia oikeuksia minulla on?
Rekisteröidyn eli sinun oikeuksistasi säädetään EU:n tietosuoja-asetuksessa sekä tietosuojalaissa. Oikeutesi ja niiden käyttäminen on ohjeistettu täällä.
5. Ketkä vastaanottavat tietojani? Luovutetaanko tietojani kolmansille osapuolille?
Pääsääntöisesti luovutamme työnhakijoiden tai työntekijöiden henkilötietoja vain velvoittavan lainsäädännön tai työnantajavelvoitteiden hoitamisen vuoksi, kuten:
Henkilötietojen käsittely UNAn puolesta ja lukuun
Toiminnassamme luovutamme henkilötietoja meidän lukuumme käsitteleville tahoille, kuten toimeksiantosopimuksen puitteissa toimiville palveluntuottajille. Ulkoisia henkilötietojen käsittelijöitä toiminnassamme ovat esimerkiksi sopimukselliset järjestelmätoimittajat ja muut ulkopuoliset palveluntuottajat. Hankittaessa palveluja ulkopuolisilta palveluntuottajilta, valitsemme sopimuskumppanikseen vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa sekä täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimukset varmistetaan kirjallisin sopimuksin.
6. Siirretäänkö tietojani EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Emme luovuta tietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
7. Miten henkilötietoni suojataan?
Työnhakijoiden ja työntekijöiden tietoja saavat käyttää vain rekrytointiin tai työsuhdeasioiden hoitamiseen osallistuvat työntekijät työtehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Hallitus ja toimitusjohtaja päättää henkilöstöasioiden organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille henkilöstötietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät.
Jokainen työntekijämme ja työnhakijoiden tai työntekijöiden henkilötietojen käsittelevä sitoutuu henkilötietojen käsittelyssä UNA Oy:n ehtoihin ja toimintatapoihin. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös työsuhteen päätyttyä. Henkilökuntamme perehdytetään ja taitoja ylläpidetään tietosuojan ja tietoturvan täydennyskoulutuksissa.
Manuaalisten henkilöasiakirjojen suojaus
Arkistoissamme on kulunvalvonta ja ovien sähkölukitus. Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan tietosuojaohjeistuksilla.
8. Keneltä voin kysyä lisätietoja?
Rekrytointi- ja henkilöstörekisterin yhteyshenkilö on toimitusjohtaja Katja Rantala, katja.rantala@unaoy.fi
Lisäksi voit olla tarvittaessa yhteydessä tietosuojavastaavaamme: tietosuoja@unaoy.fi.
Tätä tietosuojainformaatiota päivitetään ja tarkistetaan tarvittaessa.
