Female blogger typing on a laptop

Oppeja ja kokemuksia sähköisistä lomakkeista

Päivi Kokkonen, Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin kehittämispäällikkö

Pitkään potilastietojärjestelmien parissa työskennelleenä tiedän, että mikään organisaatio ei halua olla ensimmäinen uuden järjestelmän tai version käyttöönottaja. Halutaan, että pahimmat käyttöönotossa havaitut virheet on ensin saatu korjattua. Kliinikoilta tulee myös hyvin herkästi palautetta, jos ollaan tuomassa ”keskeneräisiä” sovelluksia käyttöön.

Jonkun täytyy kuitenkin aina olla ensimmäinen, joka tekee päätöksen pilotoinnin ja käyttöönoton aloittamisesta. Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri päätti toimia tienraivaajana, jotta Lomake UNA -ratkaisun käyttöönotossa päästäisiin eteenpäin. Liikkeelle lähdettiin pienimuotoisesti Kysterin eli KYSin Perusterveydenhuollon liikelaitoksen pilotilla. Kesä meni rauhallisesti ja käyttöönottoja uskallettiin laajentaa Kysterin muihin toimipisteisiin ja uusiin lomakkeisiin. Käyttöönottoaikataulut haarukoitiin Alue-Pegasos -organisaatioilta ja tavoitteena oli, että kaikilla alueen organisaatioilla käyttöönotot saadaan vietyä läpi vuoden 2020 loppuun mennessä.

Positiivisista kokemuksista rohkaistuneina käyttöönotot alkoivat edetä vauhdilla; Pieksämäki, Ylä-Savo, Siilinjärvi ja Kuopio. Ma 30.11.2020 mennessä PSSHP:n alueella oli tehty jo yli 1900 SV6 -todistusta ja lausuntoa ja välitetty Kelaan lähes 900. Todistusten allekirjoituksen liittyvät ongelmat virtuaaliympäristössä ovat jarruttaneet etenemistä, mutta kun ongelmat ratkeavat pääsevät Sisä-Savo ja muutkin vahvasti virtualisoidut ympäristöt etenemään.

Jotta tähän on päästy, on tarvittu hyvä käyttöönottosuunnitelma, hyvä tiimi, jossa on Istekistä teknistä- ja projektiosaamista, huiput pääkäyttäjät ja shp:n puolelta kliinikkolääkäri, joka on keskittynyt koulutusmateriaalin ja Moodlen -oppimisympäristön tuottamiseen. Jos ensimmäisen käyttöönottavan organisaation rooli oli haasteellinen, on tuki UNA:n suunnasta vastaavasti ollut vahvempi. Selvitettäviä asioita on ollut, mutta missään vaiheessa projektissa ei ole mietitty pilotin ja käyttöönottojen keskeyttämistä. Toimintaprosessien ja työnkulkujen läpikäymistä (kuka, mitä ja miten) ei voi liikaa korostaa. Mikä muuttuu, mitkä ovat sähköisiä prosesseja ja mitkä jäävät paperiprosesseiksi. Tiedottaminen omassa organisaatiossa, alueella ja sidosryhmille myös on tärkeää.  Ajoterveystodistus F122 ja yhteistyö Trafin kanssa on vaatinut paljon selvitystyötä. Kysterin johdon hieno sitoutuminen UNA-lomakehankkeeseen on helpottanut etenemistä.

Tarvitaan tehokasta muutosjohtamista ja johdon tukea. Käyttöönoton perusteluiksi lääkäreille ei riitä, että tietyt lomakkeet olisi pitänyt olla Potilastiedonarkistossa jo kolme vuotta sitten.

Päivi Kokkonen

Nyt ollaan aloittamassa Lomake UNA -käyttöönottoprojektia Uranuksessa. Kysterin ja Alue-Pegasoksen käyttöönottomallia voidaan hyödyntää KYSissä, mutta mittasuhteet ovat toiset. KYSissä on lääkäreitä yli 600, A-todistuksia tehtiin viime vuonna (2019) 21 014 kpl, B1 -todistuksia 12 953 kpl ja matkakorvaustodistuksia 10 475 kpl. Ajoterveystodistus (F122) ei ole Uranuksen lomakkeissa, vaan on käytetty Trafin lomakkeita. Tarvitaan tehokasta muutosjohtamista ja johdon tukea. Käyttöönoton perusteluiksi lääkäreille ei riitä, että tietyt lomakkeet olisi pitänyt olla Potilastiedonarkistossa jo kolme vuotta sitten, jos toiminta hidastuu ja vaikeutuu merkittävästi. Lomake-palvelun tulee toimia teknisesti eikä Kantapalveluissa saa olla häiriöitä, joita valitettavasti viime aikoina ollut kohtuuttoman paljon. Pääkäyttäjien/ kouluttajalääkäreiden vertaistuki korostuu, kun mietitään järjestelmän integrointia osaksi työprosesseja.

Tavoitteena on ottaa Lomake UNA käyttöön KYSissä kevään aikana, mutta riittääkö aika muutokseen? Toimintatapoja täytyy varmasti miettiä uusiksi, esim. Uranuksen muistilistan, sanelun käytön osalta. Oman haasteensa aiheuttaa se, että osa lomakkeista on edelleen Uranuksen lomakesovelluksessa ja osa on Lomake UNAssa.

Alueellamme on vielä kaksi Life Care -organisaatiota (Varkaus ja Lapinlahti), joiden käyttöönotot on myös tarkoitus viedä läpi kevään aikana. Organisaatiot huolehtivat itse käyttöönottoprojekteista, mutta voivat hyödyntävät jo tehtyjä oppimismateriaaleja ja käyttöönottojen myötä syntynyttä kokemusta.

Alueellinen ja kansallinen yhteistyö on tärkeää, jotta käyttöönotot saadaan vietyä onnistuneesti maaliin.