Henkilötietojasi voidaan tallentaa asiakas- ja markkinointirekisteriimme asiakassuhteen hoitamiseksi ja esimerkiksi suoramarkkinoinnin tai mielipide- tai markkinatutkimuksen toteuttamiseksi.
Tällä sivulla kerromme tarkemmin:
1. Miksi ja mihin tarkoitukseen minusta kerätään tietoja?
Asiakassuhteen hoitamiseksi
UNA Oy käyttää asiakkaidensa (kuten UNA Oy:n omistajat ja UNA-ratkaisujen loppukäyttäjäorganisaatiot) yhteystietoja UNA Oy:n asiakashallinnan yhteydessä esimerkiksi asiakaspalvelutilanteissa, ratkaisujen ja palveluiden toimituksessa, sopimustiedottamisessa ja tapaamisia järjestettäessä.
Suoramarkkinointi
Lisäksi tietoja voidaan käyttää asiakkaan suostumuksella markkinoinnissa suoramarkkinoinnin yhteydessä. UNA Oy voi käsitellä markkinointirekisterin henkilötietoja suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen tai muihin näihin rinnastettaviin toimiin myös sähköisiä välineitä käyttäen. UNA Oy:n verkkopalvelusta uutiskirjeen tilanneiden tai yhteydenottolomakkeen täyttäneiden sähköpostiosoitetta käytetään UNA Oy:n uutiskirjeen lähettämiseen tai yhteydenottoon vastaamiseen.
Henkilötietojen käsittely perustuu joko asiakassopimukseen, rekisteröidyn antamaan suostumukseen tai oikeutettuun etuun. Oikeutettu etu on mm. yrityksen palveluiden markkinointi hankintojen parissa työskenteleville henkilöille. Henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksissa voidaan pitää oikeutetun edun toteuttamiseksi suoritettuna (Tietosuoja-asetuksen resitaali kohta 47).
2. Mitä tietoja minusta kerätään?
Asiakkaiden henkilötiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään tai henkilön edustamalta organisaatiolta, henkilön rekisteröityessä palveluun tai tehdessä yhteydenoton/tarjouspyynnön tai osallistuessaan tapahtumiin ja markkinointikampanjoihin. Tietoja voidaan kerätä, tallentaa ja päivittää myös osoite-, päivitys- tai muita vastaavia palveluita tarjoavilta rekisterinpitäjiltä.
Asiakkaista käsitellään seuraavia tietoja:
3. Kauanko henkilötietojani säilytetään?
UNA käsittelee henkilötietoja ja hyödyntää henkilötietojasi vain sen ajan kuin sopimuksen perusteella on välttämätöntä ja/tai lainsäädännöllisten velvoitteiden täyttäminen edellyttää. Tietoja säilytetään kunkin asiakas- ja toimittajasuhteen olemassaolon ajan, kuitenkin vähintään kirjanpitolainsäädännön ja verotuslainsäädännön määrittelemän vähimmäisajan. UNA Oy:ssä säilytysajat ovat määritelty tarkemmin UNA Oy:n toimintaohjeissa.
Suoramarkkinointi osalta tietoja säilytetään, kunnes henkilö ei enää kuulu suoramarkkinoinnin kohderyhmään tai henkilö kieltää suoramarkkinoinnin.
4. Millaisia oikeuksia minulla on?
Rekisteröidyn eli sinun oikeuksistasi säädetään EU:n tietosuoja-asetuksessa sekä tietosuojalaissa.
Sinulla on oikeus kieltää meitä käsittelemästä sinua koskevia tietoja etämyyntiä, suoramainontaa ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta ja rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämistä varten. Kiellon voi esittää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun (info@unaoy.fi). Muiden oikeuksien osalta sinua ohjeistetaan täällä.
Evästekäytännöistä löydät tietoa tarkemmin täältä.
5. Ketkä vastaanottavat tietojani? Luovutetaanko tietojani kolmansille osapuolille?
Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta muille tahoille. Henkilötietoja voidaan luovuttaa ainoastaan, mikäli lainsäädäntö niin edellyttäisi.
Toiminnassamme luovutamme henkilötietoja meidän lukuumme käsitteleville tahoille, kuten toimeksiantosopimuksen puitteissa toimiville tarjoajille. Ulkoisia henkilötietojen käsittelijöitä toiminnassamme ovat esimerkiksi sopimukselliset järjestelmätoimittajat ja muut ulkopuoliset palveluntuottajat. Hankittaessa palveluja ulkopuolisilta palveluntuottajilta, valitsemme sopimuskumppanikseen vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa sekä täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimukset varmistetaan kirjallisin sopimuksin.
6. Siirretäänkö tietojani EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
UNA Oy:n käyttämä uutiskirjesovellus (MailChimp) käsittelee UNAn lukuun tilaamiseen, kiinnostuksen kohteisiin ja käytön analysointiin liittyvää henkilötietoa. Ehtoihin pääset tutustumaan osoitteesta https://mailchimp.com/legal/privacy/ .
MailChimp-palvelussa henkilötietoja voidaan käsittelijän toimesta käsitellä myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolella, mutta käsittelijä on sitoutunut käsittelytoimissaan noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisia velvoitteita tietojen siirroissa.
7. Miten henkilötietoni suojataan?
UNA Oy:n rekisterien tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Tietokannat on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin suojakeinoin.
Henkilötietoja käsittelevät vain UNA Oy:n erityisesti määrittelemät henkilöt, jotka ovat UNA Oy:n palveluksessa ja joiden toimenkuvaan henkilötietojen käsittely nimenomaisesti kuuluu, sekä UNA Oy:n toimeksiannosta palveluja ylläpitävät tai kehittävät kolmannet osapuolet. Jokainen työntekijämme ja työnhakijoiden tai työntekijöiden henkilötietojen käsittelevä sitoutuu henkilötietojen käsittelyssä UNA Oy:n ehtoihin ja toimintatapoihin. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös työsuhteen päätyttyä. Henkilökuntamme perehdytetään ja taitoja ylläpidetään tietosuojan ja tietoturvan täydennyskoulutuksissa.
Manuaalisten henkilöasiakirjojen suojaus
Arkistoissamme on kulunvalvonta ja ovien sähkölukitus. Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan tietosuojaohjeistuksilla.
8. Keneltä voin kysyä lisätietoja?
Asiakas- ja markkinointirekisterin yhteyshenkilö on toimitusjohtaja Katja Rantala.
Lisäksi voit olla tarvittaessa yhteydessä tietosuojavastaavaamme: tietosuoja@unaoy.fi.
Tätä tietosuojainformaatiota päivitetään ja tarkistetaan tarvittaessa.
