Henkilötietojasi voidaan tallentaa toimittajarekisteriimme toimittaja- ja sopimussuhteen hoitamiseksi.
Tällä sivulla kerromme tarkemmin:
1. Miksi ja mihin tarkoitukseen minusta kerätään tietoja?
UNA Oy käsittelee sopimustoimittajiensa sekä muiden sidoskumppaneidensa yhteystietoja toimittajahallinnan yhteydessä esimerkiksi hankinta-asioissa ja toimittajasuhteiden ylläpidossa sekä sopimusneuvottelujen yhteydessä.
Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen ja/tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.
2. Mitä tietoja minusta kerätään?
Toimittajien henkilötiedot kerätään toimittajilta ja heidän yhteyshenkilöiltä itseltään. Toimittajista ja sopimuskumppaneista käsitellään seuraavia tietoja:
- Yhteyshenkilöiden etu- ja sukunimet
- Yhteyshenkilöiden yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero ja yhtiön/toimijan osoite, y-tunnus/henkilötunnus)
- Yhteyshenkilön rooli ja titteli
- Asiantuntijoiden tarkemmat sopimusliitteissä määritellyt osaamistiedot (ansioluetteloon sisältyvät koulutus- ja kokemustiedot)
3. Kauanko henkilötietojani säilytetään?
UNA käsittelee henkilötietoja ja hyödyntää henkilötietojasi vain sen ajan kuin sopimuksen perusteella on välttämätöntä ja/tai lainsäädännöllisten velvoitteiden täyttäminen edellyttää. Tietoja säilytetään kunkin toimittajasuhteen olemassaolon ajan, kuitenkin vähintään kirjanpitolainsäädännön ja verotuslainsäädännön määrittelemän vähimmäisajan. UNA Oy:ssä säilytysajat ovat määritelty tarkemmin UNA Oy:n toimintaohjeissa.
4. Millaisia oikeuksia minulla on?
Rekisteröidyn eli sinun oikeuksistasi säädetään EU:n tietosuoja-asetuksessa sekä tietosuojalaissa. Oikeutesi ja niiden käyttäminen on ohjeistettu täällä.
5. Ketkä vastaanottavat tietojani? Luovutetaanko tietojani kolmansille osapuolille?
UNA Oy luovuttaa henkilötietoja vain voimassa olevan lainsäädännön niin vaatiessa.
Toiminnassamme luovutamme henkilötietoja meidän lukuumme käsitteleville tahoille, kuten toimeksiantosopimuksen puitteissa toimiville tarjoajille. Ulkoisia henkilötietojen käsittelijöitä toiminnassamme ovat esimerkiksi sopimukselliset järjestelmätoimittajat ja muut ulkopuoliset palveluntuottajat. Hankittaessa palveluja ulkopuolisilta palveluntuottajilta, valitsemme sopimuskumppanikseen vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa sekä täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimukset varmistetaan kirjallisin sopimuksin.
6. Siirretäänkö tietojani EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Emme luovuta tietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
7. Miten henkilötietoni suojataan?
UNA Oy:n rekisterien tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Tietokannat on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin suojakeinoin.
Henkilötietoja käsittelevät vain UNA Oy:n erityisesti määrittelemät henkilöt, jotka ovat UNA Oy:n palveluksessa ja joiden toimenkuvaan henkilötietojen käsittely nimenomaisesti kuuluu, sekä UNA Oy:n toimeksiannosta palveluja ylläpitävät tai kehittävät kolmannet osapuolet. Jokainen työntekijämme ja työnhakijoiden tai työntekijöiden henkilötietojen käsittelevä sitoutuu henkilötietojen käsittelyssä UNA Oy:n ehtoihin ja toimintatapoihin. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös työsuhteen päätyttyä.
Henkilökuntamme perehdytetään ja taitoja ylläpidetään tietosuojan ja tietoturvan täydennyskoulutuksissa.
Manuaalisten henkilöasiakirjojen suojaus
Arkistoissamme on kulunvalvonta ja ovien sähkölukitus. Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan tietosuojaohjeistuksilla.
8. Keneltä voin kysyä lisätietoja?
Toimittajarekisterin yhteyshenkilö on Tuotekehitysjohtaja Kimmo Kasteenpohja
Lisäksi voit olla tarvittaessa yhteydessä tietosuojavastaavaamme: tietosuoja@unaoy.fi.
Tätä tietosuojainformaatiota päivitetään ja tarkistetaan tarvittaessa.
