Kaisa Taimi
Asiakasohjauspäällikkö, Asiakasohjausyksikkö, Sosiaali-ja terveyspalvelujen palvelualue, Tampereen kaupunki
Tampereen kotihoidon ja omaishoidon tuen asiakasohjauksessa koettiin tarvetta kehittää asiakastiedon hallintaa ja sen käsittelyä. Asiakasohjaajan työ on haastavaa, ja siihen kuuluu paljon erilaista muistettavaa, huomattavaa ja tehtävää, jotta asiakkaan palvelutarve tulisi arvioitua mahdollisimman kattavasti ja hänelle järjestettyä oikeat palvelut oikeaan aikaan. Tämän vuoksi tietoa tarvitaan laaja-alaisesti päätöksenteon tukemiseksi. Sopivan järjestelmän määritteleminen ja kartoitus aloitettiin alkuvuodesta 2020. Sen lopputuloksena nousi esiin Ydin Unan Tilannekuva, jota Päijät-Hämeessä pilotoitiin silloin.
Asiakasohjaajan työ on haastavaa, ja siihen kuuluu paljon erilaista muistettavaa, huomattavaa ja tehtävää, jotta asiakkaan palvelutarve tulisi arvioitua mahdollisimman kattavasti ja hänelle järjestettyä oikeat palvelut oikeaan aikaan.
Tilannekuva UNAssa olennaiset toiminnot
Halusimme päästä mukaan Tilannekuva UNAan, koska siinä tuntui kiteytyvän juuri meillekin olennaiset toiminnot: Saada asiakkaan tietoa koottua yhteen näkymään lukuisista eri tietojärjestelmistä. Tämä säästäisi asiakasohjaajan aikaa, kun ei tarvitse enää kirjautua moneen eri tietojärjestelmään ja etsiä olennaisia tietoa monesta eri paikasta. Tiedon saaminen yhteen tilannekuvaan säästää aikaa ja resursseja sekä tuo tiedon tasalaatuisena kaikille käyttäjille. Saimme tilannekuvan toteuttamiseen Komas-rahoituksen, jonka avulla pystyimme aloittamaan projektimme.
Halusimme päästä mukaan Tilannekuva UNAan, koska siinä tuntui kiteytyvän juuri meillekin olennaiset toiminnot: Saada asiakkaan tietoa koottua yhteen näkymään lukuisista eri tietojärjestelmistä.
Varsinainen projekti alkoi alkuvuodesta 2021, jolloin elimme vielä täysin koronan aiheuttamassa etätyömaailmassa. Projektiin osallistui suuri määrä eri alan osaajia ja ammattilaisia. Tampereelta oli tietysti edustus asiakasohjauksesta, joka määritteli käyttäjän tarpeita ja toiveita, sekä asiantuntija tietohallinnosta. Tampereen lisäksi projektiin osallistui väkeä Pirkanmaan sairaanhoitopiirin tietohallinnosta sekä Istekiltä, josta tuli muun muassa projektipäällikkö.
Mukana oli tietysti myös paljon asiantuntijoita Unasta. Lisäksi mukana oli vielä tulevan Pirkanmaan hyvinvointialueen valmistelusta henkilöitä. Näin voidaan arvioida Tilannekuva UNAn soveltuvuutta myös hyvinvointialueella, jossa käytetään lukuisia eri tietojärjestelmiä. Lisäksi työhön osallistui tietysti eri tietojärjestelmätuottajien edustajia, joiden kanssa työstettiin toimivia rajapintoja.
Yhteistyö sujui hyvin etänäkin
Projektiin osallistui iso joukko eri tahojen edustajia, ja asiantuntemusta oli paljon. Itse aina välillä pysähdyin miettimään, että kaikki nämä eri asiantuntijat tekevät töitä, jotta meidän asiakasohjaajilla olisi työssään paremmat työvälineet. Se tuntui mahtavalta. Ihmiset olivat eri puolilla Suomea, ja kaikki yhteiset kokoukset pidettiinkin Teamsin välityksellä. Silti yhteistyö sujui hyvin ja eri osapuolten äänet tulivat hyvin tutuiksi. Olikin hienoa nähdä projektin päätöspalaverissa kaikki ensimmäisen kerran oikeasti samassa paikassa samaan aikaan. Äänet saivat kasvot.
Aina välillä pysähdyin miettimään, että kaikki nämä eri asiantuntijat tekevät töitä, jotta meidän asiakasohjaajilla olisi työssään paremmat työvälineet. Se tuntui mahtavalta.
Projekti eteni hyvin, vaikka matkaan mahtui toki haasteitakin. Aikataulu oli tiukka, eikä siinä ihan pysytty, mutta maaliskuussa 2022 aloitimme asiakasohjauksessa Tilannekuva UNAn pilottikäytön. Pilotoinnin aikana arvioimme tilannekuvan toimintaa ja siitä saatavaa hyötyä käytännössä. Arvioinnissa meillä on mukana Aalto-yliopiston Masse-hanke.
